Pré-requis : applications à installer

Avoir installé le tableur libre LibreOffice Calc (pour constituer vos listes de correspondants et les champs de personnalisation). Voir notre tutoriel.

(À noter : vous pouvez aussi utiliser un simple éditeur de texte (MailMerge accepte le format CSV) mais les listes seront beaucoup moins pratiques à mettre à jour.)

Avoir installé le courrielleur libre Thunderbird et l'avoir configuré avec l'adresse de courriel que vous voulez utiliser comme expéditeur. Voir notre tutoriel.

Installation de MailMerge

MailMerge est un module complémentaire pour Thunderbird.

Dans Thunderbird, allez dans le menu Outils > Modules complémentaires. Choisir l'onglet Catalogue. Chercher MailMerge. (Ou rendez-vous sur la page de téléchargement de MailMerge.)

Une fois MailMerge installé dans Thunderbird, il est nécessaire de redémarrer ce dernier pour activer le module.

Préparation des listes de destinataires

Dans Calc constituer une liste de destinataires.

En colonne les champs de personnalisation : l'adresse de courrier électronique, le nom, le prénom, le titre, la formule de politesse ou tout autre contenu personnalisé. Les intitulés des colonnes (première ligne) seront repris en tant que variables dans le modèle de message : évitez les espaces et les caractères accentués. Nous conseillons d'ajouter une colonne numéro pour mieux vous y retrouvez si vous souhaitez n'envoyer que de telle ligne à telle ligne.

Vous pouvez aussi ajouter une pièce jointe personnalisée. Indiquez soit l'intégralité du chemin d'accès au fichier (ex : /home/[votre_nom_d_utilisateur]/Documents/Diffusion/pj_pour_toto.pdf) soit - si tous les fichiers sont au même endroit - uniquement le nom de fichier (ex : pj_pour_toto.pdf). Dans ce dernier cas indiquez le chemin directement dans MailMerge (cf. plus bas).

En ligne : chacun des destinataires.

Tableau exemple :

num courriel prenom titre politesse OS pj
1 toto@zaclys.net Toto Cher Amicalement Android Android.pdf
2 tata@tutanota.com Tata Chère Bien à toi Windows Windows.pdf
3 titi@protonmail.com Titi Bonjour Cordialement Mac Mac.pdf

À noter : vous pouvez créer plusieurs listes dans différentes feuilles de votre fichier de tableur. Vous pourrez indiquer au moment de l'envoi à MailMerge quelle feuille choisir.

À noter : MailMerge accepte aussi les données au format CSV (texte délimité), JSON et les carnets d'adresses de Thunderbird (standard Address Book et module CardBook). Voir la page officielle pour plus de détails sur les formats de données.

Enregistrer normalement votre tableau (format ODS).

Préparation du message collectif personnalisé

Dans Thunderbird, écrire un nouveau message.

Indiquez comme adresse de destinataire le nom de colonne contenant les adresses de courriel dans votre liste entouré de doubles accolades (pour indiquer qu'il s'agit d'une variable). Dans le sujet et le corps du texte insérer également les champs variables (personnalisés) de la même façon.

À noter : si vous envoyez à tout le monde la même pièce jointe, vous pouvez la joindre normalement au message. Si par contre il s'agit d'une pièce jointe personnalisée, voir plus bas.

Exemple :

Pour : {{courriel}}
Sujet : Libère ton {{OS}} !
{{titre}} {{prenom}},
tu trouveras en pièce jointe des conseils pour libérer
ta machine prisonnière de {{OS}} !
{{politesse}}.

Vérification des messages

Une fois le message rédigé, cliquer sur le chevron dirigé vers le bas situé juste à droite du bouton "Envoyer", dans la liste déroulante choisir MailMerge. Alternative : ouvrir le menu "Fichier" et choisir "MailMerge".

Renseignez les champs comme suit (cf. capture d'écran) :

Source : "Spreadsheet" (feuille de calcul)

Mode de livraison : "Enregistrer comme brouillon"

Pièces jointes : pour des pièces jointes personnalisées, cochez la case et indiquer le chemin (s'il n'est pas indiqué dans votre tableau)

Fichier : appuyer sur le bouton "Parcourir" pour trouver votre fichier de tableur. Le bouton "Aperçu" montre les premières lignes du tableau.

Feuille : si vous souhaitez sélectionner une feuille du fichier Calc en particulier, cochez la case et donner le nom de la feuille.

Lot : "Démarrer" et "Arrêter" permettent de ne générer que les messages pour les lignes indiquées (lignes 1 à 5 dans notre exemple). Si vous avez beaucoup de destinataires il n'est peut-être pas utile de faire la vérification sur tous.

Appuyez sur le bouton "OK". MailMerge va générer les messages dans votre dossier Brouillons. Ce qui vous permet de les vérifier individuellement.

Note : le bouton "Aperçu" permet de voir ce que vont donner les messages avant de les générer. Cette vérification est toutefois moins fiable que de générer effectivement les messages vers le dossier Brouillons.

Envoi des messages

Une fois la vérification faite, reprenez votre message qui a été enregistré dans votre dossier Modèles. Double-cliquer dessus pour l'éditer, corrigez-le éventuellement puis lancez à nouveau MailMerge.

Cette fois choisir Mode de livraison : "Envoyer maintenant".

Lot : si vous êtes limité par votre fournisseur de messagerie dans le nombre d'envoi que vous pouvez faire par jour, faites chaque jour un envoi d'une partie des lignes. Exemple : le premier jour, Démarrer à 1 et Arrêter à 50, le jour suivant Démarrer à 51 et Arrêter à 100 et ainsi de suite.

Ne pas oublier de mettre un délai, sinon votre hébergeur de messagerie pourra estimer que vous abusez de votre abonnement en envoyant trop de courriels simultanément.
Pour ce faire, dans "Pause" indiquez un certain nombre de secondes, ou un intervalle dans lequel MailMerge choisira une valeur aléatoire (dans notre exemple : entre 60 et 120 secondes).

À noter : si comme mode de livraison vous choisissez "Envoyer plus tard", MailMerge place les messages à envoyer dans votre dossier "Message en attente" (il se trouve dans les "Dossiers locaux" de Thunderbird). À partir de là vous pouvez choisir, quand vous le souhaitez, d'envoyer tous les messages en attente (via le menu contextuel du dossier). Mais dans ce cas ils seront tous envoyés simultanément.


mise à jour : 15 avril 2019