Fonctionnalités d'un service de listes de diffusion/discussion

Vous pouvez lire cette introduction à Sympa, suivie de la liste des fonctionnalités, sur le site Framalistes.

Sympa est un outil très configurable, néanmoins vous pouvez vous contenter d'utiliser les réglages par défaut.

Sympa est bien documenté, à la fois par une documentation en ligne (rubrique documentation du site Framalistes) et par une aide accessible à l'intérieur de l'outil.

Sympa est capable de gérer des listes de diffusion de très grande taille.

Pour une liste détaillée et plus technique des fonctionnalités voir cette page du site officiel de Sympa (en anglais).

Choisir un hébergeur

Sympa peut être configuré différemment chez chaque hébergeur.

1. L'association Framasoft propose Sympa sur son service Framalistes (https://framalistes.org/).

Ce service est réservé aux groupes de discussion (pas d'utilisation pour diffuser des informations commerciales) avec un maximum de 500 abonnés par liste, qui doivent être insérés un par un.
Le domaine sera framalistes.org (pas de domaine personnel).
Ce service est gratuit, néanmoins nous vous invitons à faire des dons à l'association.

2. L'hébergeur coopératif Ouvaton (https://ouvaton.coop) propose Sympa parmi les autres services de sa "plaque de base" à 30 €/an.

Vous pouvez utiliser un domaine de listes personnel (ex : nom-de-la-liste@ml.mon-domaine.tld) - à acquérir en plus - ou le domaine proposé par Ouvaton (@listes.vox.coop). Sur un domaine vous pouvez créer autant de listes que vous le souhaitez.

À noter :

  • d'autres hébergeurs fournissent également l'outil Sympa (par exemple Infini.fr pour un usage non commercial ou Sud-Ouest.org à condition - pour ce dernier - que vous ayez votre propre nom de domaine) ;
  • l'hébergeur associatif lautre.net propose quand à lui un autre outil similaire : GNU Mailman (voir documentation, en anglais).

Mise en place des listes

Une fois inscrit chez l'hébergeur choisi, vous pouvez commencer à créer des listes.

Chaque hébergeur propose des listes ayant des configurations pré-définies. Par exemple chez Ouvaton :

  • la liste de discussion confidentielle ;
  • la liste de discussion pour groupe de travail ;
  • la liste de diffusion (newsletter) ;

Donnez un nom à votre liste (sans espace ni accent). Ce nom sera la première partie de l'adresse de la liste (ex : nom-de-la-liste@framalistes.org). Définissez l'objet de votre liste en quelques mots (il sera intégré dans le message de bienvenue destiné aux nouveaux adhérents) et éventuellement une description plus élaborée, visible sur l'interface web.

Il est possible par la suite de renommer ou supprimer une liste, via le menu "Admin".

Vous pouvez vous contenter de conserver les réglages par défaut. Dans ce cas sautez le § suivant.

Configuration des listes

Vous pouvez en particulier définir :

  • si la liste est visible sur le web et par quelle population ;
  • qui peut envoyer des messages sur la liste (avec ou sans modération) ;
  • comment les abonnés reçoivent les messages et s'ils sont visibles dans la liste des abonnés (l'abonné peut changer ses propres paramètres) ;
  • si les destinataires répondent par défaut à l'expéditeur ou à l'ensemble de la liste ;
  • qui a accès aux informations et fonctionnalités de la liste sur le web ;
  • qui peut s'inscrire, se désinscrire, ajouter ou inviter des participants ;
  • qui peut lire et ajouter des documents partagés ;
  • si les archives sont conservées et qui peut y accéder.

Vous pouvez également définir ou modifier les messages types, notamment ajouter un en-tête ("début de message") et/ou un pied ("fin de message") aux messages. (À noter : les messages types pré-rédigés apparaissent en anglais dans l'interface mais sont bien diffusés en français !)

Faites des tests (en vous ajoutant vous même comme abonné) jusqu'à trouver le paramétrage que vous souhaitez.

Pour personnaliser les messages en fonction des attributs des destinataires, voir la documentation officielle (en anglais).
Vous devez régler à "on" le paramètre "Autoriser la personnalisation des messages (merge_feature)" de la section "Diffusion/Réception" (n'oubliez pas d'appuyer ensuite sur le bouton "Mise à jour" situé en bas de page).
En dehors du nom(1) et de l'adresse de courriel(2), il faut définir des attributs d'utilisateur personnalisés(3) (custom_attribute) dans la section "Divers". (Pour donner une liste de choix de valeurs, séparer les valeurs par des virgules.)
C'est l'abonné lui-même qui renseigne ses attributs dans l'interface web ( à moins que vous ne puissiez les récupérer d'une base de données SQL ou d'un carnet d'adresse LDAP).
Les attributs s'insèrent ainsi dans les messages :
(1) [% user.gecos %] (Si renseigné lors de l'abonnement par lot - cf § suivant - ou mis à jour ultérieurement. Remarque : comme vous pouvez y mettre plusieurs mots séparés par des espaces, il est possible d'utiliser ce champ "Nom" pour, par exemple, l'ensemble titre+prénom+nom)
(2) [% user.email %]
(3) [% user.custom_attribute.ID.value %] où ID est à remplacer par l'id de votre attribut personnalisé.

Ajout des abonnés

Dans le menu de gestion des abonnés, vous pouvez soit inscrire une seule adresse de courriel, soit utiliser l'abonnement par lot*, qui permet d'ajouter autant d'adresses que vous le souhaitez (une par ligne, avec un nom en plus). Vous pouvez y faire un copier-coller d'une liste que vous avez déjà préparée dans un document.

Des fonctions plus élaborées permettent d'ajouter automatiquement des adresses depuis une base de données SQL ou un carnet d'adresse LDAP*.

À noter : lorsque vous ajoutez des abonnés, ceux-ci reçoivent un message de bienvenue (que vous pouvez avoir personnalisé). Si vous ne le souhaitez pas cochez la case "Silencieusement" ou "Sans prévenir"*.

Si vous souhaitez que des gens puissent s'inscrire eux-même à votre liste, par exemple depuis votre site web, il suffit d'y mettre un lien comme expliqué ici.

Note : * abonnement par lot, par LDAP et abonnement silencieux ne sont pas disponibles sur Framalistes.

Suppression des abonnés

Vous pouvez supprimer directement des abonnés depuis l'interface de gestion des abonnés. Un message automatique d'information leur est envoyé (sauf si vous cochez la case "Silencieusement").

Les adresses systématiquement en erreur sont elles supprimées automatiquement (vous pouvez changer cette option).

Enfin les abonnés ont eux-même la possibilité de se désinscrire, soit en accédant à l'interface web de la liste, soit en envoyant un courriel formaté d'une certaine façon (voir ci-dessous).

Vous pouvez aussi ajouter des adresses sur liste noire (les messages en provenant seront rejetés).

Considérations éthiques et réglementaires

Pour une liste de discussion, une charte de bonnes pratiques à respecter peut être utile.

Pour une liste de diffusion, conformément au RGPD, vous devez recueillir l'accord explicite des personnes avant de les ajouter sur la liste, et leur fournir un moyen de se désinscrire.

Pour ce dernier point, il vous suffit de configurer le message type "fin de message" comme suit :

Pour vous désabonner de cette liste, cliquez sur le lien ci-dessous :
mailto:sympa@votre-domaine-de-liste.tld?subject=UNSUBSCRIBE%20nom-de-la-liste
ou envoyez un courriel à sympa@votre-domaine-de-liste.tld avec comme sujet :
UNSUBSCRIBE nom-de-la-liste

mise à jour : 17 avril 2019