Règle générale

Vous êtes totalement légitime à demander à vos interlocuteurs que tous vos échanges se fassent exclusivement dans des formats libres. En effet ces formats sont interopérables et sécurisés. Ils peuvent être lus parfaitement à l'aide de logiciels libres et gratuits.

Réciproquement vous êtes totalement légitime à refuser les documents aux formats Microsoft Office® : ces documents sont potentiellement porteurs de virus et surtout ils ne peuvent être parfaitement lus qu'en achetant un logiciel privateur [de liberté] et payant.

Cas 1 : vous envoyez un document qui n'a pas besoin d'être modifié par votre interlocuteur

Envoyez-le au format PDF.

Ce format assure que le document sera visualisé et imprimé de la même façon sur toutes les machines.
LibreOffice peut exporter au format PDF.

À noter : PDF-Arranger est un utilitaire libre pour GNU/Linux qui permet de réorganiser les fichiers PDF (supprimer, tourner et déplacer des pages, fusionner des documents).

Cas 2 : vous envoyez un document qui doit pouvoir être modifié par votre interlocuteur

Envoyez-le au format ODF.

Ce format étant libre et ouvert, il assure une meilleure interopérabilité et pérennité des données. Ce format ne risque pas de transmettre des virus à votre interlocuteur.

Votre interlocuteur est assuré de pouvoir lire correctement votre document, en effet soit il dispose d'une version récente de Microsoft Office® (≥ 2007) qui prend en charge ce format de fichier, soit il peut librement et gratuitement télécharger et installer LibreOffice sur son ordinateur.

La première fois il est recommandé d'accompagner votre pièce jointe d'un court message explicatif comme celui-ci :

Le document joint est au format ODF. Ce format est libre et sécurisé. Il peut être ouvert par Microsoft Office® version 2007 ou ultérieure, mais il sera mieux pris en charge par un logiciel de bureautique libre tel que LibreOffice, dont les fonctionnalités n'ont rien à envier à Office® et dont l'installation est libre et gratuite (tutoriel pour l'installer). Pour en savoir plus : /post/tutoriel-formats-bureautique

Remarque : si vous souhaitez travailler de façon collaborative sur des documents texte, des classeurs (tableaux) ou des présentations vous pouvez choisir d'utiliser des services libres en ligne. Framapad, Framacalc et Framaslides sont des services libres fournis par l'association Framasoft dans le cadre de son projet Dégooglisons Internet.

Cas 1+2 : le PDF hybride

LibreOffice propose un format qui incorpore la source du document (ODT) dans un PDF.

Ceci combine l'avantage du PDF (mise en page indépendante de la machine) avec la possibilité de modification.

Pour enregistrer dans ce format : menu Fichier > Exporter vers > Exporter au format PDF... Onglet général, cochez la case "PDF hybride".

Cas 3 : vous recevez un document au format Office® que vous n'avez pas besoin de modifier

Demandez poliment à votre interlocuteur de vous renvoyer le document au format PDF.

La première fois il est recommandé d'accompagner votre demande d'un court message explicatif comme celui-ci :

Votre document joint est au format Microsoft Office®. Ce format est opaque et peut véhiculer des virus. Je n'ai pas la garantie de pouvoir le visualiser tel que vous l'avez conçu. En effet je ne possède pas le logiciel Office®, car celui-ci est propriétaire et payant. En exportant vos documents au format PDF depuis Office® vous serez assuré que vos interlocuteurs pourront les lire correctement. Pour en savoir plus https://blog.liberetonordi.com/post/tutoriel-formats-bureautique

Cas 4 : vous recevez un document au format Office® que vous devez pouvoir modifier

Si le document s'affiche correctement dans LibreOffice

Modifiez-le comme convenu puis enregistrez-le au format ODF et renvoyez-le ainsi à votre interlocuteur (application du cas n°2).

Si le document ne s'affiche pas d'une façon totalement satisfaisante

Demandez poliment à votre interlocuteur de vous renvoyer le document au format ODF.

La première fois il est recommandé d'accompagner votre demande d'un court message explicatif comme celui-ci :

Votre document joint est au format Microsoft Office®. Ce format est opaque et peut véhiculer des virus. Je n'ai pas la garantie de pouvoir le visualiser tel que vous l'avez conçu. En effet je ne possède pas le logiciel Office®, car celui-ci est propriétaire et payant. En sauvegardant vos documents au format ODF depuis Office® vous aurez plus de chance que vos interlocuteurs puissent les lire correctement. En les créant avec LibreOffice vous en serez certain. Pour en savoir plus https://blog.liberetonordi.com/post/tutoriel-formats-bureautique

mise à jour : 01 janvier 2020