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Tag - Professionnel_collectif

Fil des billets - Fil des commentaires

mardi 10 mars 2020

Ressources numériques pour les associations et les petites entreprises

--- Difficulté : Facile ---

En tant qu'association (ou entreprise), vous publiez des informations, diffusez des messages, des documents. Vous stockez des informations sur vos adhérents et sympathisants (ou clients). Vous avez donc une responsabilité accrue en ce qui concerne la protection des données. Cela vous engage à user de moyens de communication respectueux de la vie privée et à diffuser vos documents dans des formats ouverts. Ces formats sont compatibles avec de nombreux logiciels et assurent la pérennité des données.

En outre pour votre gestion et votre communication interne un grand nombre d’outils libres vous permettront de garder un meilleur contrôle sur vos données et pour un moindre coût.

En tant qu’acteur social vous pouvez peser et donner l’exemple des bonnes pratiques.

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lundi 17 février 2020

Tutoriel - configurer Sympa chez Ouvaton

--- Difficulté : Intermédiaire ---

Libre. Payant. Service Internet chez un hébergeur éthique.

Sympa est un outil de gestion de listes de diffusion et de discussion.
Voir sa présentation détaillée dans cet autre billet.

Il est proposé par plusieurs hébergeurs. Dans ce billet nous allons décrire son activation et sa configuration telle que proposée par la coopérative Ouvaton.

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mardi 26 novembre 2019

Tutoriel - publipostage avec LibreOffice

--- Difficulté : Facile à Intermédiaire ---

Le publipostage (mailing) consiste à personnaliser un document (ou un courriel) en fonction de données variables propres à chaque destinataire. Le logiciel libre de bureautique LibreOffice vous permet de créer ces documents et de les envoyer directement par courrier électronique.

Vous créez un modèle de texte (avec LibreOffice Writer) qui contient des champs variables. La valeur de ces champs est récupérée dans une base de donnée (dans notre exemple un simple tableur créé avec LibreOffice Calc).

À noter : pour envoyer de simples courriels personnalisés, vous pouvez aussi utiliser l'extension MailMerge pour Thunderbird (voir tutoriel).

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samedi 25 mai 2019

Tutoriel - diffuser par courriel avec phpList

--- Difficulté : Intermédiaire ---

Vous souhaitez diffuser des informations par courriel à des groupes de personnes.

Plusieurs solutions s'offrent à vous : utiliser une application spécialisée de liste de diffusion (mailing-list) telle que phpList, Sympa ou Mailman, mise à votre disposition par un hébergeur, ou gérer vous-même les envois depuis un compte de messagerie ordinaire, à l'aide de l'utilitaire MailMerge.

phpList est assez configurable, voici quelques uns de ses avantages

  • Vous pouvez envoyer autant de courriels que vous le souhaitez.
  • Il vous permet d'intégrer dans votre courriel le contenu d'une page web ou d'un document.
  • Il peut automatiser les inscriptions et les désinscriptions.
  • Il peut envoyer des messages automatisés.
  • Il peut permettre de gérer automatiquement les adresses en erreur.
  • Il peut permettre un suivi de l'ouverture des messages et des clics sur les liens proposés dans ceux-ci.
  • Il peut permettre de personnaliser les messages en fonction des destinataires.
  • Il peut permettre de segmenter les abonnés en plusieurs listes en fonction de leurs caractéristiques (extension payante).

Inconvénients, par rapport à l'usage de MailMerge

  • Vous devez recourir aux services d'un hébergeur.
  • La documentation est en anglais.

phpList est adapté à un usage régulier pour des listes de diffusion avec inscription ouverte au public ou non. Voir aussi notre billet récapitulant l'ensemble des modes de diffusion.

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mardi 16 avril 2019

Tutoriel - discuter en groupe par courriel avec Sympa

--- Difficulté : Intermédiaire ---

Vous souhaitez discuter en groupe par courriel et/ou diffuser des informations.

Plusieurs solutions s'offrent à vous :

  • pour les discussions de groupe : utiliser une application spécialisée de liste de discussion (discussion list) telle que Sympa ou Mailman, mise à votre disposition par un hébergeur ;
  • pour la diffusion à sens unique : utiliser une application spécialisée de liste de diffusion (newsletter) telle que phpList, Sympa ou Mailman, mise à votre disposition par un hébergeur, ou gérer vous-même les envois depuis un compte de messagerie ordinaire, à l'aide de l'utilitaire MailMerge.

Sympa est très configurable, voici quelques uns de ses avantages

  • Vous pouvez envoyer autant de courriels que vous le souhaitez.
  • Il vous permet d'intégrer dans votre courriel le contenu d'une page web ou d'un document.
  • Il peut automatiser les inscriptions et les désinscriptions.
  • Il peut envoyer des messages automatisés.
  • Il peut permettre de gérer automatiquement les adresses en erreur.
  • Il peut permettre la modération les messages.
  • Il peut permettre aux abonnés d'accéder aux archives des envois et à des documents partagés.
  • Il permet à l'abonné de gérer son abonnement (recevoir les messages de façon combinée (digest), suspendre temporairement son abonnement, etc.).

Inconvénients, par rapport à l'usage de MailMerge

  • Les possibilités de personnaliser les messages en fonction des destinataires sont assez limitées.
  • Vous devez recourir aux services d'un hébergeur.

Sympa est adapté à un usage régulier pour des groupes de discussion ou pour des listes de diffusion avec inscription ouverte au public ou non. Voir aussi nos billets récapitulant l'ensemble des modes de diffusion et de discussion.

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lundi 15 avril 2019

Tutoriel - diffuser par courriel avec MailMerge

--- Difficulté : Facile à Intermédiaire ---

Vous souhaitez envoyer des courriels groupés personnalisés.

Plusieurs solutions s'offrent à vous : utiliser une application spécialisée de liste de diffusions (mailing-list) - telle que phpList, Sympa ou Mailman - mise à votre disposition par un hébergeur ou gérer vous-même les envois depuis un compte de messagerie ordinaire, à l'aide de l'utilitaire MailMerge.

Avantages de MailMerge

  • C'est simple.
  • Vous gérez vous-même vos listes et vos envois, sur votre ordinateur, sans avoir à ouvrir un compte chez un hébergeur.
  • C'est gratuit (mais vous devriez faire un don au développeur de MailMerge).

Inconvénients, par rapport à l'usage d'une application spécialisée

  • Vous devrez gérer manuellement les adresses en erreur.
  • Vous devrez gérer manuellement les inscriptions et désinscriptions.
  • Pas de messages automatiques lors de l'inscription ou de la désinscription.
  • Pas de statistiques.
  • Votre hébergeur de courriel pourrait vous bloquer si vous abusez des envois groupés.

MailMerge est donc plutôt adapté à une activité de diffusion occasionnelle, non professionnelle. Voir aussi notre billet récapitulant l'ensemble des modes de diffusion.

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dimanche 5 novembre 2017

Les 5 pires erreurs que vous pourriez commettre en utilisant l'informatique pour vos activités collectives ou professionnelles

--- Difficulté : Facile ---

Lorsque vous organisez des activités collectives ou une activité professionnelle, l'usage des outils informatiques et en particulier de services Internet est un atout, surtout si vous voulez toucher un nombre important de personnes. Du fait que vos outils informatiques vont être utilisés par vos clients et usagers (notamment pour s'inscrire ou s'informer) vous avez une responsabilité accrue : celle de protéger ces personnes du pistage et du recueil de données personnelles dont elles pourraient être victimes par le biais des outils que vous utilisez.

Vous pourriez être tentés d'utiliser les outils les plus courants, surtout s'ils sont "gratuits". Ne vous y méprenez pas, les outils "gratuits" se rémunèrent en exploitant au maximum les données qu'ils pourront recueillir sur vos clients et usagers.

Les conséquences de ce recueil d'information sont présentés dans le billet complémentaire de celui-ci : les 5 pires erreurs que vous pourriez commettre en tant qu'usager de l'informatique.

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dimanche 30 juillet 2017

Tutoriel - synchronisation avec NextCloud

--- Difficulté : Intermédiaire ---

Libre. Gratuit. Service Internet non centralisé (fédéré).
Fonctionne sur les ordiphones, les tablettes ainsi que sur les ordinateurs.

Nextcloud remplace d'autres applications de "cloud" (infonuage) telles que Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud, etc. En effet celles-ci ne sont pas libres - et appartiennent aux GAFAM -, et donc non dignes de confiance.

Qu'est qu'un "cloud" et quel en est l'intérêt ?

Le "cloud" (nuage) est un service Internet qui consiste à mettre à votre disposition un espace de stockage sur un ordinateur "serveur" distant, sur lequel vous allez pouvoir sauvegarder ou synchroniser un certain nombre de données.

Un service cloud peut vous être utile d'une part si vous possédez plusieurs machines (ordiphone, tablette, ordinateur...). Cela vous permet de synchroniser certaines données entre vos différentes machines (tel que des carnets d'adresses / listes de contacts, notes, agendas, liste de tâches, fichiers : documents, photos, vidéos...). Ainsi que d'y accéder via un navigateur web, depuis toute machine connectée à l'Internet.

D'autre part le service cloud permet de partager facilement des fichiers - éventuellement volumineux - avec d'autres personnes. Et même de synchroniser certains documents entre votre machine et celles d'autres personnes.

A noter : il existe d'autres services Internet spécifiquement dédiés au partage de fichiers et de photos : voir tutoriels dédiés, pour le partage de photos, et le transfert ponctuel de fichiers.

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jeudi 11 mai 2017

Tutoriel - formats bureautique

--- Difficulté : Facile ---

Vous avez choisi d'utiliser une suite bureautique libre au lieu de Microsoft Office®, pour d'excellentes raisons. Nous recommandons le logiciel LibreOffice (voir notre tutoriel pour l'installer et le configurer).

Les documents bureautiques (document texte, classeur, présentation) peuvent être sauvegardés dans différents formats. Certains formats sont libres et ouverts (ce qui favorise l'interopérabilité, la pérennité et la sécurité) d'autres non. En savoir plus sur les formats libres sur le site de l'April.

Vous utilisez autant que possible le format libre et ouvert ODF (OpenDocument Format, extensions de fichiers odt ods et odp) et le format ouvert PDF (Portable Document Format).
Note : ces formats sont recommandés par l'administration française pour ses échanges avec les administrés.
Toutefois vos interlocuteurs vous envoient des fichiers bureautiques aux formats propriétaires de Microsoft Office® (extensions de fichiers doc docx xls xlsx ppt pptx pps).

Bien que les différents logiciels sont capables de lire les différents formats, il peut apparaître des différences de mise en page parfois gênantes.

Voici notre guide sur les formats à utiliser dans vos échanges avec vos interlocuteurs.

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jeudi 1 décembre 2016

Usage du chiffrement - protéger données et communications

--- Difficulté : Facile à Intermédiaire ---

À moins d'être chiffrées les données présentes sur vos machines sont accessibles à quiconque dispose d'un accès à cette machine (le mot de passe d'ouverture de la session ne protège pas les données).

De même toutes vos communications sont lisibles d'une part - si elles sont stockées sur votre machine - par toute personne ayant accès à celle-ci et d'autre part par tous les intermédiaires par lesquels transitent les messages (fournisseur d'accès à l'Internet - dont votre employeur - fournisseur du service de messagerie, gestionnaires des relais de transmission, services d'espionnages).

Si vous disposez d'informations sensibles (listes de contacts personnels ou d'adhérents à une organisation, documents bancaires, secrets commerciaux, etc.) ou que vous en transmettez, il est essentiel de les protéger pour que seuls les destinataires de ces informations puissent y accéder.

Très important : en matière de sécurité, plus encore que dans tout autre domaine, seuls les logiciels libres (c'est à dire dont le fonctionnement est transparent) sont fiables.

Par ailleurs aucun outil technique ne protège contre les facteurs humains (imprudence, incompétence dans l'usage des outils de sécurisation, trahison de confiance, pressions physiques et psychologiques).

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