Sommaire

  1. Pré-requis
  2. Mise en place
  3. Configuration
  4. Utilisation
  5. Problèmes connus
  6. Liens utiles
  7. Contribuer et financer
  8. Alternatives libres

1. Pré-requis

  • Une adresse mél fonctionnelle.
  • Une connexion Internet.
  • (facultatif) Un nom de domaine.

2. Mise en place

L'outil Sympa fait partie d'un ensemble de services proposés par la coopérative pour 42 €/an TTC.
Cette "plaque de base" contient :

  • un nombre illimité de boîtes mél et un nombre illimité de redirections (alias) ;
  • un domaine de listes de diffusion/discussion avec un nombre illimité de listes ;
    (L'espace disque pour les mél et les listes est limité à 5 Go.
    Au delà : supplément à payer.)
  • un espace web de 5 Go pour mettre en ligne votre site web (avec une base de données et un choix de CMS installables "en un clic", voir tutoriel).
  • un compte sur le cloud Nextcloud mutualisé avec 1 Go.

Étape 1 : ouvrir un compte chez Ouvaton

Vous bénéficiez d'une période d'essai de 30 jours. Au bout de cette période d'essai, si vous souhaitez continuer à utiliser le service, la première facture (annuelle) vous sera présentée.

Rendez-vous sur la page d'inscription : ouvaton.coop/hebergement/inscription
Lisez les instructions, remplissez vos coordonnées.
Choisissez un identifiant et un mot de passe pour votre compte.
Un mél vous est envoyé avec un lien pour valider votre inscription.

À noter : vous pouvez utiliser les services d'Ouvaton que vous ayez ou non un nom de domaine qui vous soit propre. Si vous disposez déjà d'un nom de domaine (loué chez un registrar) vous pourrez l'utiliser pour votre hébergement chez Ouvaton. Vous pouvez d'ailleurs commander directement votre nom de domaine chez Ouvaton qui le louera pour vous chez le registrar gandi.net (que nous recommandons).

Étape 2 : accéder à l'interface de gestion de votre compte "OuvAdmin"

Elle se trouve à l'adresse ouvadmin.ouvaton.coop

Connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe.
Vous devez tout d'abord vérifier vos coordonnées. Dans le menu de gauche, cliquez sur la ligne de menu en rouge ou sur "Mes informations", puis enregistrez en bas de page, même si vous n'avez fait aucune modification.

Étape 3 (facultatif) : créer une boîte de courrier électronique (email)

Recommandé si vous ne possédez pas encore de compte de courriel éthique. En effet si vous diffusez vos messages depuis une adresse mél prise chez un fournisseur quelconque (et plus encore chez Google (Gmail), Yahoo ou Microsoft (Outlook, Live, Hotmail)) sachez que le contenu de vos échanges avec vos correspondants sera probablement analysé automatiquement à des fins de profilage et d'envoi de publicités ciblées.
Utiliser une telle adresse ne serait pas respectueux de vos correspondants.

(Pour choisir un fournisseur de courriel éthique, voyez ce billet.)

Procédure

Consultez si besoin la documentation de Ouvaton.

Allez dans la rubrique "Courriel" (menu horizontal, en haut).
Puis créez une nouvelle boîte mél en cliquant sur "Créer une nouvelle adresse e-mail".
Éventuellement créez ensuite une ou plusieurs redirections vers cette boîte (renseignez les champs, puis appuyez sur le bouton + situé en bout de ligne).

Voir ce billet pour une explication sur l'intérêt de créer des redirections.

Vous pouvez créer (et supprimer) autant de boîtes mél et de redirections que vous le désirez. Seul l'espace de stockage est limité à 5 Go.
Vous pourrez souscrire une option supplémentaire si vous avez besoin de plus de stockage. Néanmoins dans un souci de préservation des ressources il est plutôt recommandé de faire régulièrement le ménage en effaçant les courriels obsolètes (notamment ceux qui contiennent de volumineuses pièces jointes, comme des photos ou des diaporamas).

Vous pouvez accéder à votre nouvelle boîte mél depuis l'un des deux webmails mis à votre disposition : Roundcube ou RainLoop (deux logiciels libres).

Respectivement depuis rc.ouvaton.coop ou rl.ouvaton.coop

Si vous souhaitez utiliser votre mél depuis un courrielleur comme Thunderbird (pour ordinateur) ou K-9 Mail (pour ordiphone et tablette Android), vous trouverez dans cette page les informations pour le configurer. Voir aussi notre tutoriel pour ajouter un compte dans votre courrielleur.

IMPORTANT : afin de lutter contre les spammeurs il n'est pas possible d'envoyer des courriels depuis vos nouvelles boîtes mél pendant la période d'essai de 30 jours, à moins d'en faire la demande via l'assistance (lien accessible depuis l'interface OuvAdmin, menu de gauche).

Étape 4 : créer un domaine de liste

L'adresse d'une liste se présente ainsi :

ma-liste-de-diffusion@mes-listes.mon-domaine.tld

Le domaine de liste est la partie droite de l'adresse de vos listes. Dans notre exemple : "mes-listes.mon-domaine.tld".

Si vous avez loué un domaine chez Ouvaton ou chez un registrar(1) (dans l'exemple : "mon-domaine.tld") et que l'avez déclaré chez Ouvaton comme "domaine d'hébergement", vous pouvez l'utiliser. Sinon à la place de "mon-domaine.tld" vous avez le choix entre "ouvaton.net" ou "listes2.vox.coop".
Vous devez en plus dans tous les cas choisir la partie intitulée dans l'exemple "mes-listes" (sans accent ni espace).

Note : (1) si votre nom de domaine est géré ailleurs que chez Ouvaton, il vous faudra accéder à la gestion de vos DNS, chez votre registrar, et y ajouter des indications pour que le sous-domaine "mes-listes.mon-domaine.tld" soit bien dirigé chez Ouvaton :

NOM           TYPE  DESTINATION        PRIORITÉ
mes-listes    A         194.36.166.32
mes-listes    MX      mx.listes2.vox.coop. 10

(notez bien le . derrière coop), puis suivez également ces instructions : https://ouvaton.coop/activer-dkim-et-dmarc-sur-un-domaine-de-listes/

À noter : la "plaque de base" vous donne droit à un domaine de liste. Si par la suite vous souhaitez créer d'autre domaines il vous en coutera 5 € TTC/an par domaine supplémentaire.

Procédure

Consultez si besoin la documentation de Ouvaton.

Allez dans la rubrique "Listes" (menu horizontal, en haut).
Puis cliquez sur "Créer un nouveau domaine de listes".

Cochez la case relative à la facturation.
Choisissez l'intitulé de votre domaine.
Indiquez une adresse mél qui sera "ListMaster" et un mot de passe. Le ListMaster est l'utilisateur qui va pouvoir gérer les listes (les créer, les configurer, les supprimer). Vous pouvez utiliser votre nouvelle adresse éventuellement créée à l'étape 3 ou une adresse pré-existante.

IMPORTANT : le nouveau domaine de liste doit être propagé sur l'Internet. Attendez environ une heure avant de passer à l'étape suivante (si vous avez utilisé l'un des domaines d'Ouvaton, quelques minutes d'attente devraient suffire).

Étape 5 : accéder à votre interface de gestion des listes

(L'interface du serveur "sympa" pour vos listes est un site web distinct de OuvAdmin.)

Allez sur le site web du domaine de listes : http://mes-listes.mon-domaine.tld ou http://mes-listes.ouvaton.net ou http://mes-listes.listes2.vox.coop (selon ce que vous avez choisi à l'étape précédente).

(Si vous êtes redirigé vers une autre adresse c'est que votre domaine n'est pas encore accessible, veuillez patienter et recommencer plus tard, après avoir vidé le cache de votre navigateur (sinon le fermer et le ré-ouvrir).)

Pour vous connecter, cliquez sur le bouton "Connexion" puis entrez comme identifiant l'adresse mél du ListMaster.

ATTENTION : lors de votre première connexion n'entrez pas de mot de passe, cliquez sur le lien "Première connexion ?" situé sous le bouton de validation.
Via un lien qui vous est envoyé par mél (patienter quelques minutes), vous accédez alors à une page qui vous permet de définir le mot de passe du ListMaster. Suggéré : choisir un mot de passe différent de celui du compte mél (en effet l'accès à l'interface de gestion des listes n'est pas encore sécurisé).
Une fois le mot de passe défini et validé, vous devriez être automatiquement connecté. Si ce n'est pas le cas, retournez sur l'interface de gestion des listes pour vous y connecter.

Étape 6 : créer des listes

Après vous être connecté sur l'interface "sympa", cliquez sur le menu "Créer des listes".

Chez Ouvaton, trois modèles de listes pré-définies sont proposés. Si aucun de ces modèles ne correspond exactement à votre besoin vous allez devoir modifier la configuration de votre nouvelle liste après sa création (voir chapitre suivant).

Donnez un nom à votre liste (ce sera la partie gauche de l'adresse, dans notre exemple : "ma-liste-de-diffusion") sans accent ni espace. (Votre liste ne doit pas s'appeler "sympa" !)

Facultatif : décrivez-en l'usage ("objet") et les caractéristiques ("description").

Utiliser un modèle personnel

Si vous envisagez de créer dans l'avenir plusieurs listes d'un même type, nous vous recommandons de créer une liste qui servira de modèle. C'est à dire une liste que vous dupliquerez afin de créer vos listes effectives.

Votre modèle n'apparaîtra pas parmi les modèles pré-définis par Ouvaton.
Voici comment se servir de votre propre modèle pour créer une nouvelle liste :
En haut de la page de création d'une nouvelle liste, à droite de l'onglet "Créer une liste à partir d'un modèle" se trouve un onglet intitulé "Copier une liste existante". Vous choisirez ce dernier onglet pour sélectionner votre modèle personnel.

3. Configuration

Vous pouvez en particulier définir :

  • si la liste est visible sur le web et par quelle population ;
  • qui peut envoyer des messages sur la liste (avec ou sans modération) ;
  • comment les abonnés reçoivent les messages et s'ils sont visibles dans la liste des abonnés (l'abonné peut changer ses propres paramètres) ;
  • si les destinataires répondent par défaut à l'expéditeur ou à l'ensemble de la liste ;
  • qui a accès aux informations et fonctionnalités de la liste sur le web ;
  • qui peut s'inscrire, se désinscrire, ajouter ou inviter des participants ;
  • qui peut lire et ajouter des documents partagés ;
  • si les archives sont conservées et qui peut y accéder.

Vous pouvez également définir ou modifier les messages types, notamment ajouter un en-tête ("début de message") et/ou un pied ("fin de message") aux messages. (À noter : les messages types pré-rédigés apparaissent en anglais dans l'interface mais sont bien diffusés en français !)

Faites des tests (en vous ajoutant vous même comme abonné) jusqu'à trouver le paramétrage que vous souhaitez.

Paramétrage de la liste

Dans ce tutoriel, à titre d'exemple, nous allons d'abord créer et configurer une liste de diffusion privée. Aucun modèle pré-défini ne correspond (c'est une configuration intermédiaire entre la "liste (de discussion) confidentielle" et la "newsletter (liste de diffusion publique)").

Créez une liste et sélectionnez parmi les modèles pré-définis la "liste confidentielle".

Allez dans l'interface d'administration de la liste. Menu de gauche : "Admin".

Par le menu horizontal "Configurer la liste" et ses sous-menus on accède à une multitudes de paramètres.
À coté de chaque paramètre se trouve un bouton avec une icône de point d'interrogation. Cliquez dessus pour obtenir des informations supplémentaires.

Nous indiquons uniquement les réglages nécessaires pour caractériser le fonctionnement de la liste. Les paramètres et leurs valeurs ont un intitulé en français et un code (identifiant) en anglais. Pour éviter toute ambiguïté nous indiquons dans le tableau uniquement les codes.

Les valeurs en gras sont celles qui diffèrent du paramétrage du modèle choisi (la "liste confidentielle").

N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton "Mise à jour" situé en bas de chaque page pour valider vos modifications.

Menu (page) Paramètre Valeur Effet
définition de la liste visibility conceal sur le web, la liste n'est visible qu'aux abonnés
diffusion-réception send owner seul le propriétaire de la liste peut envoyer des messages
diffusion-réception default_user_options > visibility conceal les adresses des abonnés ne sont pas visibles pour les autres abonnés
diffusion-réception reply_to_header > value sender le message de réponse est destiné à l'expéditeur (et non à l'ensemble de la liste)
diffusion-réception custom_subject   texte qui se place avant le sujet du message. Par défaut c'est le nom de la liste. Vous pouvez le définir à votre convenance
diffusion-réception personalization_feature (ex merge_feature) on permet de personnaliser les messages avec des variables (utile pour le lien de désabonnement)
diffusion-réception web_apply_on all idem
diffusion-réception mail_apply_on all idem
droits d'accès info conceal seuls les abonnés peuvent avoir accès au descriptif de la liste
droits d'accès subscribe closed il n'est pas possible de s'abonner soi-même à la liste
droits d'accès add auth seul le propriétaire peut ajouter des abonnés
droits d'accès unsubscribe open_notify les abonnés peuvent se désabonner eux-mêmes. Le propriétaire est averti par mél
droits d'accès review owner seul le propriétaire a accès à la liste des abonnés
les archives process_archive on ou off vous pouvez conserver une archive des messages envoyés (ils pourront être consultés sur le web par les abonnés)
gestion des erreurs warn_rate 1 Définissez le % d'adresses en erreur à partir duquel le propriétaire reçoit un mél d'avertissement
DKIM/DMARC dkim_feature on Indispensable pour limiter le classement des messages en indésirables
DKIM/DMARC dkim_signature_apply_on any Indispensable pour limiter le classement des messages en indésirables
DKIM/DMARC dmarc_protection > mode all Indispensable pour limiter le classement des messages en indésirables

Autre exemple : nous allons créer et configurer une liste de discussion privée.

Créez une liste et sélectionnez parmi les modèles pré-définis la "liste confidentielle".

Allez dans l'interface d'administration de la liste. Menu de gauche : "Admin".

Par rapport au tableau précédent voici les différences :

Menu (page) Paramètre Valeur Effet
diffusion-réception send private seuls les abonnés à la liste peuvent envoyer des messages*
diffusion-réception reply_to_header > value list le message de réponse est destiné à l'ensemble de la liste**

Notes du tableau :

* une personne non abonnée reçoit un message d'erreur (utile pour les gens qui ont plusieurs adresses et se trompent : ils n'utilisent pas celle avec laquelle ils sont abonnés à la liste). Si par contre vous ne voulez pas qu'un message d'erreur soit retourné à l'expéditeur, laissez pour le paramètre "send" la valeur "confidential".

** avec la valeur "list", l'adresse de l'expéditeur n'apparaît pas. Si vous voulez quelle apparaisse, notamment pour faciliter le fait de répondre uniquement à l'expéditeur (et non à tous), mettez pour ce paramètre la valeur "all".

Fin de message

Conformément au RGPD vous devez donner la possibilité aux gens de se désabonner de votre liste.

Pour cela vous devez inclure (typiquement en fin de message) un lien de désinscription.

Dans l'interface d'administration de la liste, menu "Configurer la liste", sous-menu "Messages-types", section : "Ajouts aux messages diffusés", "Attachement de fin de message" : cliquez sur Éditer.

Ajoutez un texte comme ceux-ci (le paramètre personalization_feature doit être activé pour la prise en compte des variables) :

méthode 1 : l'abonné envoi un courriel au serveur

Avantage : l'effet est immédiat.
Inconvénient : dans certains courrielleurs le lien mailto: n'est pas cliquable. L'abonné devra alors rédiger son courriel manuellement.

Pour vous désabonner de cette liste, cliquez sur le lien ci-dessous :
mailto:sympa@mes-listes.mon-domaine.tld?subject=unsubscribe%20[% listname %]
S'il n'est pas cliquable, envoyez un courriel vide à
sympa@mes-listes.mon-domaine.tld
avec comme sujet : unsubscribe [% listname %]

(Évidemment, remplacez "mes-listes.mon-domaine.tld" par votre domaine de liste.)

Attention : si vous utilisez Sympa chez l'hébergeur Zourit, cette méthode ne fonctionne pas.

méthode 2 : l'abonné se rend sur l'interface de gestion de la liste

Inconvénient : l'abonné doit re-confirmer en cliquant sur un lien d'authentification qui lui sera envoyé par mél.

Pour vous désabonner de cette liste, cliquez sur le lien ci-dessous :
[% wwsympa_url %]/auto_signoff/[% listname %]?email=[% user.escaped_email %]
et suivez les instructions.
Vous recevrez ensuite un courriel avec nouveau lien de confirmation à cliquer.

Attention : si vous utilisez Sympa chez l'hébergeur Zourit, la configuration étant différente, il faut donner à la place le lien suivant :

[% wwsympa_url %]/auto_signoff/[% listname %]/[% user.escaped_email %]

Vous pouvez proposer les deux méthodes.

Utiliser cette liste comme modèle

Si vous créez d'autres listes de nature similaire à celle-ci en la dupliquant (cf. plus haut étape 6) les paramètres seront repris à l'identique. Dans la configuration de la nouvelle liste, vous n'aurez à changer que l'objet de la liste (Définition de la liste > subject), le sujet des messages (si vous l'aviez défini : Diffusion/réception > custom_subject), le descriptif et la page d'accueil (si vous les aviez rempli : Description)
Les abonnés ne sont pas repris.

4. Utilisation

Gestion des abonnés

Ajout des abonnés

Conformément au RGPD vous devez obtenir le consentement des personnes avant de les inclure dans une liste de diffusion.

Allez dans la page de gestion des abonnés de votre liste (menu de gauche : "Abonnés" ou dans le menu horizontal : "Les Utilisateurs" > "Abonnés" ).

Section "Ajout d'abonnés". Vous avez la possibilité d'ajouter une unique adresse mél ou d'utiliser l'abonnement par lot.
Ce dernier vous permet d'ajouter de multiples adresses en une fois. Ajoutez une adresse par ligne. Vous pouvez aussi ajouter des informations qui iront alimenter un unique champ "Nom" après l'adresse mél avec ce format :

(exemple : prénom et nom de la personne, organisation d'appartenance)

email1@domaine1.tld Prénom1 Nom1 Organisation1
email2@domaine2.tld Prénom2 Nom2

Vous pourrez modifier cette information ultérieurement.

L'abonnement par lot est particulièrement efficace si vous disposez déjà d'une liste d'adresse (et de noms) dans ce format (par exemple : un tableau ou un fichier texte). Vous n'avez alors qu'à l'insérer par un copier-coller. Nous conseillons vivement de d'abord coller les données dans un éditeur de texte pur (ex : notepad, gedit, xed), puis de les copier depuis ce dernier avant de les coller dans la zone d'abonnement par lot afin de se débarasser d'éventuelles scories de mise en forme.

Attention : si vous utilisez Sympa chez l'hébergeur Zourit, actuellement - fin mai 2022 -, le champ "Nom" n'accepte pas les caractères accentués (y compris le ç), donc remplacez-les ou n'insérez pas les noms.

Il est recommandé d'ajouter votre propre adresse dans les abonnés afin que vous puissiez vous rendre compte du résultat des envois !

Astuce : si vous gérez plusieurs listes et que vous voulez les fusionner pour certains envois, vous pouvez créer une liste dont les abonnés sont d'autres listes (entrez comme abonné l'adresse mél des listes).

Si vous ne cochez pas la case "Silencieusement", les nouveaux abonnés recevront un message de bienvenue automatique (que vous pouvez reconfigurer). Si vous la cochez il ne recevront pas ce message.

Après validation et confirmation, la liste des abonnés mise à jour apparaît dans un tableau au bas de page de gestion des abonnés. Vous pouvez régler le nombre de lignes du tableau visibles simultanément. Si le nombre d'abonné est supérieur à ce nombre, cliquez sur le numéro de page pour afficher la suite du tableau.

Notes :

  • Liste publique : si vous souhaitez que des gens puissent s'inscrire eux-même à votre liste, par exemple depuis votre site web, il suffit d'y mettre un lien comme expliqué ici. Le paramètre "subscribe" doit avoir la valeur "open".
  • Des fonctions plus élaborées permettent d'ajouter automatiquement des adresses depuis une base de données SQL ou un carnet d'adresse LDAP*.

Suppression d'abonnés

Dans la liste des abonnés, sélectionnez ceux que vous voulez supprimer en cochant la case devant leur adresse.

Puis appuyez sur "Désabonner les adresses sélectionnées".

Si vous ne cochez pas la case "Silencieusement", les désabonnés recevront un message de désabonnement automatique. Si vous la cochez il ne recevront pas ce message.

Notes :

  • Les adresses systématiquement en erreur sont supprimées automatiquement (vous pouvez changer cette option).
  • Les abonnés ont eux-même la possibilité de se désinscrire, soit en accédant à l'interface web de la liste, soit en envoyant un courriel formaté d'une certaine façon (voir plus haut § Configuration, fin de message).
  • Vous pouvez aussi ajouter des adresses sur liste noire (les messages en provenant seront rejetés).

Ajout, modification et suppression : tutoriel illustré

Pour plus de facilité, nous avons réalisé un tutoriel illustré, étape par étape, pour les opérations d'ajout, modification et suppression d'abonnés.

Si vous gérez des listes avec des mises à jour importantes, vous pourriez utiliser la fonction de "liste d'exclusion" pour éviter le risque de ré-abonner des personnes qui se seraient entre-temps désabonnées de la liste. Voir cet autre tutoriel, un peu plus complexe.

Export des contacts

En haut de la page de gestion des abonnés, dans la section "Options d'administration" cliquez sur le bouton "Exporter".

Un fichier texte est généré avec une adresse mél par ligne (les informations annexes ne sont pas exportées).
Si vous souhaitez récupérer aussi les informations annexes, faites plutôt un copier-coller depuis le tableau des abonnés vers un éditeur de texte ou vers LibreOffice Calc (dans ce dernier : menu contextuel, collage spécial > texte non formaté, séparateur = espace, au lieu de tabulation).

Changement d'adresse d'un abonné

Si un abonné vous prévient de son changement d'adresse mél, Sympa vous permet de mettre à jour son adresse d'un coup pour toutes les listes auxquelles il est abonné.

Connectez-vous à l'interface "sympa" de gestion des listes. Cliquez sur le bouton de la barre du haut "Administrateur des listes". Puis dans le menu horizontal "Les utilisateurs". Dans la section "changement d'adresse électronique" saisissez l'ancienne adresse et la nouvelle, puis cliquez sur "Mise à jour de l'adresse électronique".

Envoi de messages

IMPORTANT : afin de lutter contre les spammeurs il n'est pas possible d'envoyer des courriels depuis vos listes pendant la période d'essai de 30 jours, à moins d'en faire la demande via l'assistance (lien accessible depuis l'interface OuvAdmin, menu de gauche).

Pour une liste de discussion, une charte de bonnes pratiques à respecter peut être utile, notamment pour définir si des pièces jointes sont autorisées et dans quelle mesure. Une modération peut être mise en place. Le cas échéant, bien attirer l'attention des abonnés sur le fait que lorsqu'ils répondent un message de la liste, leur réponse sera diffusée à tous (pas uniquement à l'expéditeur).

Envoyer un message depuis l'interface de gestion des listes

Via le menu de gauche "Poster".

  • permet de se l'envoyer uniquement à soi-même pour le vérifier.
  • l'interface de rédaction est au format texte (pas de mise en page possible).
  • vous avez la possibilité d'envoyer une page web (une page publiée sur un site web désignée par son adresse URL, ou un fichier HTML local (! dans ce cas les images ne seront pas incluses)).

Envoyer un message de façon ordinaire

Utiliser les listes est excessivement simple puisqu'il suffit d'envoyer normalement votre mél comme n'importe quel autre. Il est simplement adressé à la liste au lieu d'être adressé aux adresses mél personnelles de vos correspondants. C'est le serveur Sympa qui, recevant votre message, le relaiera automatiquement à tous les abonnés de la liste.

Mise en page du message

Si vous souhaitez un formatage élaboré (couleurs, images, etc.) le plus simple est d'utiliser le courrielleur Thunderbird sur votre ordinateur. En effet il permet de rédiger les messages au format HTML d'une façon simple en utilisant une barre d'outils.

Astuce : si vous voulez placer le texte ou les images sur plusieurs colonnes, commencez par insérer un tableau.

Avec Thunderbird vous pouvez enregistrer un message comme modèle pour pouvoir en reprendre des éléments dans vos prochains messages.

Voir le manuel de Thunderbird.

Personnalisation des messages

Pour personnaliser les messages en fonction des attributs des destinataires, voir la documentation officielle (en anglais).
Vous devez régler à "on" le paramètre "Autoriser la personnalisation des messages (personalization_feature)" de la section "Diffusion/Réception" (n'oubliez pas d'appuyer ensuite sur le bouton "Mise à jour" situé en bas de page).
En dehors du nom(1) et de l'adresse de courriel(2), il faut définir des attributs d'utilisateur personnalisés(3) (custom_attribute) dans la section "Divers". (Pour donner une liste de choix de valeurs, séparer les valeurs par des virgules.)
C'est l'abonné lui-même qui renseigne ses attributs au moment ou il s'inscrit(4), ou plus tard en se connectant à l'interface web ( à moins que vous ne puissiez les récupérer d'une base de données SQL ou d'un carnet d'adresse LDAP).

Les attributs s'insèrent ainsi dans les messages :
(1) [% user.gecos %] (Si renseigné lors de l'abonnement par lot ou mis à jour ultérieurement. Remarque : comme vous pouvez y mettre plusieurs mots séparés par des espaces, il est possible d'utiliser ce champ "Nom" pour, par exemple, l'ensemble titre+prénom+nom)
(2) [% user.email %]
(3) [% user.custom_attribute.ID.value %] où ID est à remplacer par l'id de votre attribut personnalisé.
(4) actuellement cela ne fonctionne que si l'inscription est modérée. Mettez la valeur "smimeorowner" dans le paramètre "subscribe" de la liste (au lieu de "open_notify"). Voir le bug 1199.

Gestion des erreurs

Dans l'interface d'administration de la liste allez dans la page de gestion des erreurs (dans le menu de gauche : "(Taux d'erreur)" ou dans le menu horizontal : "Gestion des erreurs" ).

Vous pouvez consulter les erreurs de distribution des messages : cliquez sur l'adresse concernée, puis au bas de la fiche de l'abonné cliquez sur "Dernière erreur".

S'il s'agit d'une erreur définitive ou répétitive, vous pouvez désabonner les adresses concernées.

5. Problèmes connus

Classement des messages en indésirables

Comme pour toute liste de diffusion, certains hébergeurs de mél de vos destinataires peuvent classer vos messages dans les indésirables. Certains hébergeurs peuvent même refuser certains messages. Dans ce cas vous recevrez en principe un retour en erreur.

Ces risques sont réduits chez Ouvaton grâce à l'utilisation des procédés d'authentification DKIM et DMARC.

Votre premier envoi

Lors des premiers envois d'une nouvelle liste, la probabilité que le message soit classé comme indésirable par les fournisseurs de vos abonnés est assez importante.
Nous vous suggérons de faire suivre cet envoi d'un autre courriel envoyé par une autre voie (votre ancienne liste de diffusion ou un envoi groupé (par paquets de 20 maximum !) depuis votre boîte mél). Dans ce second courriel vous inviterez vos correspondants à aller voir dans leur dossier "spam" si jamais ils n'ont pas reçu l'envoi effectué via la nouvelle liste et, le cas échéant, à indiquer qu'il ne s'agit pas d'un indésirable.

Voici un exemple de formulation :

"Objet : avez-vous reçu mon message précédent ?

Bonjour, aujourd'hui à <heure> je vous ai envoyé le
premier message de notre nouvelle liste intitulé
<objet du message>.
Si ce message apparaît dans votre boîte de réception,
vous n'avez rien à faire.
Si ce message se trouve classé dans les indésirables
(ou "spams" ou "pourriels") il est très important que
vous signaliez à votre fournisseur de courriel que
ce n'est pas un indésirable.
Pour cela sélectionnez le message et (selon votre
fournisseur la procédure peut différer) indiquez que
le message n'est "pas un spam", ou est "acceptable",
ou tout autre formulation équivalente.
Ou bien déplacez le message vers la boîte de réception.

Cela diminuera la probabilité que les messages suivants
ne se retrouvent classés par erreur dans les
indésirables. Merci de votre participation."

Conseils pour réduire les risques de voir ses messages classés en indésirables

Éliminez régulièrement les adresses en erreur de vos listes (ce processus est automatisé par défaut).

Mettez systématiquement un lien de désinscription.

Demandez à vos abonnés de sortir vos messages de leur dossier "Spam" (également nommé "Indésirables" ou "Pourriels") pour le remettre dans la boîte de réception.

Utilisez comme adresse d'expédition un nom de domaine qui vous soit propre, plutôt qu'une adresse chez un fournisseur de messagerie personnelle.

Évitez de mettre plus de deux liens URL dans votre message. Laissez vos liens (URL) apparents et non "cachés" derrière du texte.

Évitez d'insérer des images dans votre message ou de mettre votre texte dans une image.

Évitez les pièces jointes.

Et surtout, n'envoyez pas simultanément un message à la liste de diffusion et à d'autres adresses. Faites deux envois séparés.

Erreurs lors de la configuration

Si vous obtenez le message d'erreur : "Accès refusé (savefile). Les droits sur l'opération : 'hidden' pour un 'user'", déconnectez-vous puis reconnectez-vous.

6. Liens utiles

Notre billet de présentation de Sympa : "discuter avec Sympa".

Site officiel du logiciel Sympa (en anglais) : www.sympa.org

Site officiel de la coopérative Ouvaton : ouvaton.coop
Documentations de Ouvaton : ouvaton.coop/documentation

7. Contribuer et financer

Choisir ainsi un hébergement payant permet de financer la coopérative.

Vous pouvez également la soutenir en devenant coopérateur. Faites l'acquisition de parts sociales (16 € la part), depuis OuvAdmin, menu "Mes parts sociales".

8. Alternatives libres

Autres hébergeurs éthiques proposant l'outil Sympa

  • association Framasoft : framalistes.org (discussion uniquement, pas d'abonnement en masse, 500 abonnés par liste maximum, gratuit).
  • association Sud-Ouest (uniquement si avez votre propre domaine, prix libre).
  • association Vulpecula (sur adhésion, à partir de 5€/an)
  • service Zourit de l'association CEMÉA (inclus dans hébergement plus large).
  • niveau expert : vous pouvez aussi installer Sympa sur votre propre serveur.

Autres outils de listes de diffusion/discussion :

Voir aussi nos deux billets récapitulant les différents modes de discussion et de diffusion.