Sommaire

  • Introduction
  1. Ressources pour s'informer
  2. Trouver un accompagnement
  3. Outils de gestion des associations
  4. Méthodes et outils de travail collaboratifs
  5. Outils de communication externe
  6. Quelques offres d'hébergement intégrées

Introduction

Quelques questions à se poser

Utiliser des outils numérique, cela signifie utiliser des logiciels et leur fournir des données à traiter.

  • Ces logiciels et ses données sont-ils situés sur vos propres machines ou sur les serveurs (ordinateurs) d'un hébergeur (fournisseur du service) ?
  • Les logiciels et l'hébergeur sont-ils dignes de confiance ?
  • Est-il facile de changer d'hébergeur ? de changer de logiciel ?
  • Mes données, et celles de mes adhérents, sont-elles en sécurité ? Risquent-elles d'être exploitées commercialement ou politiquement ?

Pour répondre à ces inquiétudes : les logiciels libres et les hébergeurs éthiques.

Avantages d'un logiciel libre

  • C'est un logiciel dont le fonctionnement est transparent
  • Il apporte une plus grande sécurité (pas de fonctionnalité cachée, peut-être audité par des experts indépendants)
  • Il peut être adapté pour vos besoins
  • Il peut être obtenu gratuitement (ses créateurs ont déjà été rémunérés) et utilisé sans restrictions
  • Il repose sur le principe du partage : le travail des uns bénéficie à tous

En savoir plus : pourquoi passer au libre.

Avantages d'un hébergeur éthique

  • Il n'utilise que des logiciels libres
  • Il sécurise vos données et celles de vos adhérents, il ne les confie pas à un tiers
  • Son but n'est pas le profit, il ne risque pas d'être racheté ou de se mettre à exploiter vos données. Vous payez le service qu'il vous rend
  • Il vous assure de pouvoir récupérer vos données pour les transférer chez un autre hébergeur ou sur un autre outil (import-export dans des formats interopérables)
  • Ainsi l'utilisateur est respecté, il conserve son autonomie

Un idéal : l'auto-hébergement

Si vous en avez les moyens (disposer d'un informaticien "administrateur système") l'idéal est d'héberger sur vos propres serveurs les outils dont vous avez besoin. Ainsi vous ne consommerez pas les ressources des autres associations et vous conservez les données chez vous.
Ceci est permis justement par le fait que ces services sont basés sur des logiciels libres.

1. Ressources pour s’informer

Notre blog offre de nombreux tutoriels pour faciliter l’adoption des alternatives, tant pour les logiciels que pour les services Internet ou l’achat de matériel. Voir notamment au mot clé : « Professionnel_collectif ». De manière générale, consultez nos recommandations pour le choix d'une application ou d'un service. En particulier évitez ces écueils.

L’association APRIL publie un guide pour les associations : guide.libreassociation.info et anime un site web et un groupe de travail dédié : libreassociation.info (vous pouvez vous inscrire à la liste de discussion de ce groupe de travail pour y demander de l'assistance et y partager votre expérience).

Le site [RÉSOLU] propose un guide des outils numériques avec fiches pratiques, pour les acteurs de l'Économie Sociale et Solidaire (ESS).

Les métacartes "numérique éthique" sont un outil d'animation pour aider à la réflexion et au changement. Chaque carte est associée à une ressources en ligne qui donne des liens et sera maintenue à jour. Vous pouvez commander le paquet de 60 cartes pour 40 €.

L’association Framasoft publie un blog sur les enjeux du numérique et les nouvelles alternatives : framablog.org.
Lisez-y en particulier les expériences d'autonomisation numérique de diverses associations ou entreprises, dans cette rubrique.

Cette page du blog Frayssinet : www.frayssinet.org/2019/04/27/les-outils-ethiques-pour-une-amap-ou-une-association présente l'expérience numérique d'une association et liste de nombreux outils utiles.

2. Trouver un accompagnement

Annuaire des accompagnements au numérique libre (enquête Framasoft, automne 2019 : 293 acteurs répertoriés) : document PDF. Notre association s'y ajoute : liberonsnosordis.org

Annuaire des organisations du numérique libre (458 acteurs) : www.agendadulibre.org/orgas

Association La Mouette : accompagnement pour l'adoption de la bureautique libre (notamment de LibreOffice).

Si vous êtes une école ou une association, vous pouvez être accompagnés dans votre démarche par les CEMÉA.

Le mouvement Colibris propose des formations "Créer un projet collectif : méthodes et outils éthiques". Infos et prochaines dates.

Par contre, ne vous laissez pas embobiner par le programme Solidatech, faux-nez des GAFAM, qui contribue à maintenir les associations dans la dépendance aux outils non libres.

3. Outils de gestion des associations

Ils permettent la gestion des membres, le suivi de leurs adhésions, l'inscription à des activités et la comptabilité.

Si vous gérez une petite association, vous pouvez peut-être vous contenter de gérer cela en local (sur votre propre ordinateur), avec des outils de comptabilité simple comme Grisbi et GNU Cash (seul le second gère la double écriture, il permet en outre de se connecter à des comptes bancaires via l'Internet).

À l'opposé, si vous gérez une grande association avec suffisament de moyens humains, cela peut valoir le coût d'utiliser un progiciel de gestion intégrée (PGI / ERP). Conçu à la base pour les entreprises, il s'agit d'un type de logiciel qui, grâce à sa conception modulaire, permet d'assurer de nombreuses fonctionnalités additionnelles, tel que la facturation, la gestion des clients et fournisseurs, la prospection (CRM), des listes de diffusions, les paiements en ligne... Toutefois sa prise en main nécessite une formation approfondie. Les PGI libres les plus connus sont Dolibarr et Odoo.

Entre les deux, des outils plus simples mais néanmoins suffisants sont disponibles en ligne :

  • Garradin garradin.eu est un outil de gestion intégrée pour toute association : comptabilité (y compris saisie du bénévolat), gestion des adhérents, suivi et rappel des cotisations, gestion des inscriptions à des événements, site web...
  • Diacamma diacamma.org est un outil similaire à Garradin, sans site web, mais avec plusieurs fonctionnalités supplémentaires : facturation, gestion des stocks, connexion avec un service de paiement en ligne. Il est particulièrement adapté aux associations sportives et culturelles.
  • Galette galette.eu est un outil de gestion des adhérents (à installer sur votre propre hébergement).
  • Bénévalibre benevalibre.org est un logiciel permettant la saisie par les bénévoles de leur activité, pour le valoriser.
  • Mobilizon mobilizon.org (développé par Framasoft) est un outil conçu pour permettre de remplacer les événements Facebook.

Ces divers services peuvent vous être proposés par certains des hébergeurs du collectif C.H.A.T.O.N.S., voir plus bas dans ce billet.

Voici quelques outils pour des activités particulières :

  • AmapJ amapj.fr est un outil de gestion spécialisé pour les AMAP (Association pour le Maintien d'une Agriculture Paysanne).
  • Hamlets par l'association CommunityForge communityforge.net est un outil de gestion spécialisé pour les SEL (Systèmes d'Échanges Locaux).
  • L'association Lokavaluto propose une version de Odoo adaptée pour la gestion des monnaies locales.

Pour plus de logiciels spécialisés, voyez la catégorie "Métiers" de l'annuaire Framalibre.

Dans notre récapitulatif des applications et services, à la rubrique "Semi-professionnel" vous pouvez trouver d'autres logiciels spécialisés pour la gestion, la comptabilité, la création multimédia...

Enfin, l'association April a listé les logiciels de gestion qui intégrent une comptabilité dans cette page.

Recueillir des dons ou des paiements en ligne

Votre banque propose peut-être ce service. Par exemple l'association Framasoft recueille les dons grâce au service Monetico du Crédit Mutuel.

L'association Liberapay liberapay.com vous permet de recueillir des dons (prévus pour être récurrents, mais pouvant ne pas être renouvellés). La fonction de paiement en ligne est assurée par l'intermédiaire Stripe (ne pas choisir Paypal !).

Les PGI Dolibarr et Odoo peuvent être connectés à un compte Stripe.

Remarque : chez Stripe, les frais de transactions sont de 1,4% + 0,25 €.

Toutes ses solution sont à préférer à HelloAsso, une entreprise dont les outils ne sont pas libres, qui stocke ses données (donc celles de vos adhérents) chez Microsoft (cloud Azure) et dont Alphabet (la maison mère de Google) est actionnaire ! Lire une critique du modèle économique de cette entreprise sur le site de la Cliss21.

4. Méthodes et outils de travail collaboratifs

Voir la fiche ressources "Formats créatifs et collaboratifs pour travailler à distance" du projet Metacartes.cc

Télétravail

Lire le mémo détaillé sur le télétravail (bonnes pratiques, outils...) par une association expérimentée en la matière : Framasoft.

Nos tutoriels détaillés pour certains des outils recommandés dans ce mémo :

L’association Framasoft et le collectif d'hébergeurs C.H.A.T.O.N.S. proposent de nombreux outils pour le travail collaboratif, à découvrir sur le site : degooglisons-internet.org et, de façon guidée sur : mon-parcours-collaboratif.fr

Cela va de la planification de rendez-vous (Framadate), à la prise de décision collective (Framavox), en passant par la recherche créative d'idées ("brainstorming" ou "tempête sous un crâne") (Framemo), la gestion de tâches (Framaboard) ou la visioconférence (Framatalk)...

Pour certains d'entre eux, voyez entraide.chatons.org, un portail d’accès simplifié à des services en ligne sans inscription et répondant aux besoins les plus courants.

Le cloud : synchroniser et partager

Un cloud (ou "drive") est un service qui permet d'héberger, de synchroniser et de partager vos documents, contacts et agendas. Lire notre tutoriel pour Nextcloud. D'autres services peuvent y être associés.

Nextcloud, est proposé par un nombre important d'hébergeurs.

Cozy Cloud, ajoute la possibilité de récupérer les informations de vos différents comptes bancaires cozy.io/fr

Cryptpad, inclut la production de documents collaboratifs cryptpad.fr

La bureautique collaborative

Pour du texte avec mise en forme limitée, un service basé sur Etherpad (comme Framapad) suffit. Pour les feuilles de calcul Ethercalc (Framacalc) fera l'affaire. Ces services web ne nécessitent ni inscription ni application à installer.

  • Présentation de Etherpad et liste des fournisseurs de ce service, sur la documentation des C.H.A.T.O.N.S.
  • Tutoriel vidéo pour Etherpad, par Framasoft.
  • Documentation de Ethercalc, par Framasoft. Divers fournisseurs, dont Ouvaton.coop.

Pour produire collaborativement des documents de même complexité que ceux obtenus avec des suites bureautiques plusieurs solutions s'offrent à vous :

  • utiliser une suite bureatique intégrée à votre cloud Nextcloud :
    • OnlyOffice, proposé par l’hébergeur Zaclys en complément de son offre "cloud" : zaclys.com/onlyoffice. Ainsi que par Indie Hosters dans leur offre "Liiibre". Interface proche de Microsoft Office.
      Inconvénient : il converti les fichiers ODF (produit par LibreOffice) au format Microsoft Office car il ne sais travailler qu'avec ce format.
      Dispose d'une application mobile : "OnlyOffice Documents" (voir sur le site officiel).
    • Collabora Office Online, inclu dans l'offre de Zourit.net ou proposé par Numericloud ou Bee Home.
      Interface proche de LibreOffice, travaille dans les formats ouverts ODF.
      Dispose d'une application mobile.
  • installer ou faire installer sur votre propre serveur :

Voir un tableau présentant un certain nombre d'offres Nextcloud + bureautique, sur le wiki des CHATONS.

Outils de communication interne

Pour discuter collectivement, vous pouvez utilisez une messagerie instantanée ou un service d'audio ou visio-conférence, et une ou plusieurs solutions pour discuter.

Néanmoins le plus adapté pour communiquer dans une organisation en sous-groupes de travail et sur des sujets variés, est d'utiliser un outil spécialisé pour les discussions d'équipes, à mi-chemin entre forum, messagerie instantanée et partage de fichiers, tels que :

5. Outils de communication externe

La messagerie électronique

Pour communiquer, il vous faut au minimum un compte de mél.

Si vous avez acquis un nom de domaine auprès d'un registrar, celui-ci fourni peut-être un tel compte (c'est le cas du registrar Gandi.net, que nous recommandons).

Ou bien, l'hébergeur - éthique - que vous avez choisi pour vos divers services en propose peut-être un (c'est le cas de Ouvaton).

Sinon, choisissez un fournisseur de courrier électronique éthique.

Hébergement de votre site web et de vos photos et vidéos

Lire en premier nos recommandations pour la conception de votre site.

Si vous avez choisi d'utiliser l'un des outils de gestion Garradin, Dolibarr ou Odoo, sachez qu'ils vous permettent de créer votre site web avec un outil de gestion de contenu (CMS).

La coopérative Ouvaton ouvaton.coop peut héberger votre site web que vous pouvez concevoir aisément à l’aide d’outils de gestion de contenu (CMS). Elle offre aussi un service performant de mél et de listes de diffusion et discussion.

L'outil de publication de vidéos Peertube (développé par Framasoft) est proposé par de multiples hébergeurs.

Voir aussi nos tutoriels détaillés pour choisir l'hébergement de votre site, albums photos, et vidéos.

Si vous voulez mettre en place un site de vente en ligne, les CMS libres les plus courants sont :

  • Prestashop
  • Woocommerce (module du CMS Wordpress)
  • le module ad-hoc du PGI Odoo
  • Magento (que nous ne conseillons pas, car il est conçu par la société Adobe)

Diffusion d'information et événements

Choississez une ou plusieurs solutions pour diffuser.

Pour annoncer vos évènements - et permettre aux gens de s'y inscrire - utilisez l'outil Mobilizon (développé par Framasoft). Il est proposé par de multiples hébergeurs.

6. Quelques offres d'hébergement intégrées

Vous pouvez souscrire à chaque service dont vous avez besoin au cas par cas, mais vous pouvez aussi choisir un hébergement avec une offre intégrant la plupart des services dont vous aurez besoin.

Nous présentons dans le tableau ci-dessous :

Par ailleurs l'usage d'un PGI est en soit une offre intégrée :

  • le collectif Mycéliandre offre l'hébergement et la configuration du progiciel Odoo : justodooit
  • diverses offres d'hébergement et de configuration de Dolibarr sont listées sur son site officiel.
service ZOURIT SLETO LIIIBRE OUVATON
nom de domaine - - - oui* (via gandi.net)
mél & contacts Zimbra - - Roundcube
agenda Zimbra - Nextcloud (Nextcloud à installer)
newsletter Sympa* - - Sympa
cloud Nextcloud Diacamma Nextcloud (Nextcloud à installer)
bureautique Collabora OnlyOffice OnlyOffice (Collabora à partager)
gestion des groupes oui - - -
compta & membres Garradin Diacamma - -
tchat d'équipe - Mattermost Rocket Chat -
forum - - Discourse -
site web CMS Garradin CMS Wordpress ou Joomla - CMS au choix (tutoriel)
autres Jitsi Meet, Framadate, Etherpad Jitsi Meet, Etherpad Jitsi Meet + Owncast*, Peertube*, tâches*, sondage*, formulaires* Mumble, Galène, Framadate, Etherpad+MyPad, Ethercalc, transfert de fichiers, mémo
tarif de base annuel 70+*20 € pour 50 Go 130 € pour 10 Go 96 € *et plus 42 € pour 10 Go
supplément au Go au Go à l'utilisateur (dégressif) au Go