Sommaire
- Courriels groupés
- Liste de diffusion
- Flux de syndication
- Réseau social
- Tableau récapitulatif
- Conclusion
Envoyer directement des courriers électroniques groupés
C'est la solution la plus immédiate car elle ne nécessite pas de mettre en place un service particulier.
Toutefois elle nécessite que vous regroupiez les adresses des destinataires dans une liste. Vous devrez ensuite gérer cette liste manuellement (inscriptions, désinscriptions). Après quoi il est aisé d'envoyer des messages à tous les contacts regroupés dans la liste. Pensez à mettre la liste destinataire en "copie cachée" si vous ne voulez pas que les personnes concernées aient accès aux adresses des autres destinataires.
Vous pouvez aussi vous aider d'un utilitaire qui automatise les envois (1 message par personne) et permet en outre de les personnaliser : voir notre tutoriel pour MailMerge. La fonction de publipostage de LibreOffice (tutoriel) le permet aussi mais est inadaptée pour les envois en nombre.
La diffusion est privée*.
Note : * Privé ne signifie pas confidentiel. À moins d'utiliser des outils de chiffrement, le contenu des courriels n'est pas protégé. Des tiers mal-intentionnés peuvent aisément accéder à ces contenus.
Note : si vous avez beaucoup de destinataires et des messages fréquents vos envois pourraient être limité par les fournisseurs de messagerie. Dans ce cas il vaut mieux utiliser un service de liste de diffusion (voir plus bas).
Premier cas : vous envoyez vos messages uniquement depuis votre ordinateur
Nous vous recommandons alors d'installer sur votre ordinateur le logiciel client de messagerie Thunderbird . Outre qu'il vous offre une interface ergonomique pour le gestion de vos courriers électroniques, ce logiciel libre permet de gérer de multiples carnets d'adresses et de regrouper aisément des contacts dans des listes. Ainsi vos contacts restent stockés localement sur votre ordinateur, ils ne sont pas confiés à une tierce partie.
À noter : si vos messages récurrents se ressemblent, vous pouvez définir dans Thunderbird un ou plusieurs modèles de façon à ne pas avoir à réécrire entièrement chaque message.
Second cas : vous envoyez vos messages depuis diverses machines
Solution simple : si possible, utilisez l'interface web (webmail) de votre fournisseur de messagerie
Vos contacts sont stockés chez votre fournisseur (il est donc fortement recommandé de choisir un fournisseur éthique). Vous accédez simplement au webmail depuis chaque machine.
Certains webmails permettent de créer des listes (ou groupes), d'autres non. Par exemple les logiciels libres Roundcube (utilisé par la plupart des hébergeurs alternatifs) et Zimbra (utilisé par free.fr) le permettent. Le webmail de GMX le permet aussi.
Solution avancée : utilisez un service de synchronisation de contacts
Vos contacts sont stockés sur le serveur d'un fournisseur. Ils sont synchronisés avec vos différents appareils à l'aide d'un protocole tels CardDAV ou LDAP. Toutefois les groupes peuvent ne pas être synchronisés.
Nous recommandons le serveur libre Nextcloud que vous pouvez utiliser en ouvrant un compte auprès d'un hébergeur tel que Murena ou Zaclys.
Si vous utilisez Thunderbird sur vos machines, vous pourrez synchroniser les contacts. Toutefois les groupes ne sont pas synchronisés à l'heure actuelle. Si vous utilisez des catégories pour organiser vos contacts vous pourrez sychroniser celles-ci à l'aide de l'extension Category Manager.
Utiliser un service de liste de diffusion (newsletter)
Un service spécialisé dans la gestion des listes de diffusion est recommandé dès que vous envoyez fréquemment à plusieurs dizaines (ou milliers !) de destinataires.
Pour pouvoir les utiliser vous devez avoir recours aux services d'un hébergeur. Nous recommandons :
- l'entreprise phpList (en anglais), qui propose le logiciel libre phpList (voir tutoriel). Tarif mensuel selon besoins (0 à 11 €/an ou plus).
- la coopérative Ouvaton, qui propose le logiciel libre Sympa (voir tutoriel). 42 €/an (inclut site web et messagerie).
- l'association l'Autre Net, qui propose le logiciel libre Mailman (voir documentation, en anglais). 23 €/an (inclut site web et messagerie).
- l'association Sud-Ouest.org, qui propose le logiciel libre Sympa si vous avez votre propre nom de domaine. Prix libre. Comptez en plus environ 15 €/an pour le nom de domaine à acquérir au préalable (nous recommandons le registrar gandi.net).
La diffusion s'effectue par l'envoi de courriers électroniques à l'adresse de la liste, ceux-ci sont ensuite automatiquement diffusés à l'ensemble des inscrits. Elle est donc privée, néanmoins avec l'outil Sympa vous pouvez donner un accès public aux éventuelles archives des messages.
La gestion des inscriptions peut être soit manuelle soit automatisée. Si elle est automatisée vous pouvez permettre l'inscription à toute personne qui verra cette possibilité de s'inscrire (interface de la liste ou formulaire sur votre site web par exemple). La désinscription est en principe automatisée : le RGPD impose d'inclure un lien de désinscription pour toute liste de diffusion.
Diffuser sur un blog avec possibilité d'abonnement au flux des publications (syndication)
Si vous publiez votre information régulière sur un site web (notamment un blog, comme celui que vous êtes en train de lire) il suffit de mettre à disposition des visiteurs un lien de syndication (tutoriel). Ce lien permet de s'abonner automatiquement aux publications.
La diffusion est publique. Vous pouvez néanmoins ne pas diffuser certaines informations confidentielles (adresse, lieu de rendez-vous...) et ne délivrer ces informations que par contact direct avec les personnes sélectionnées.
Vous n'avez pas à gérer les inscriptions et désinscriptions.
Les possibilités d'héberger un site ou un blog sont présentées dans notre tutoriel hébergement.
Utiliser un réseau social libre et décentralisé
Avant d'utiliser un réseau social vous devez vous assurer qu'il respecte la vie privée de ses utilisateurs. Qu'il ne pratique pas la censure. Et que les informations publiques que vous y publiez sont accessibles sans que l'on ait besoin de s'y inscrire pour les consulter.
Ces conditions ne sont évidemment pas respectées par les réseaux commerciaux les plus utilisés (Facebook®, LinkedIn®, X-Twitter®...) qui tirent leurs revenus de l'exploitation des données personnelles.
Pour annoncer des évènements (publics ou privés), nous recommandons le réseau libre et décentralisé Mobilizon, spécialement conçu à cet effet. Pour consulter les évènements, voire s'y inscrire, il n'est pas nécessaire de créer un compte Mobilizon. Cela n'est nécessaire que pour s'abonner au flux RSS d'un groupe ou intégrer un groupe pour y discuter et avoir accès aux évènements privés.
Autre alternatives recommandées :
- le réseau libre et décentralisé Mastodon (équivalent de X-Twitter), que vous pouvez rejoindre sur l'instance hébergée par Zaclys ou bien d'autres.
- le réseau libre et décentralisé Diaspora (équivalent de Facebook), que vous pouvez rejoindre sur l'un des instances conseillée par Framasoft.
- les messageries instantanées sécurisées Telegram et Signal permettent de créer des groupes de discussion. Telegram permet en outre de créer des canaux de diffusion.
Tableau récapitulatif
Solution de diffusion | Public / privé | Mode de réception directe | Mode de consultation en ligne | Accès à l'inscription | Gestion des inscriptions | Mise en place de la diffusion | Pré-requis |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Courriel groupé | Privé | Courrier électronique | Aucun | Par contact direct | Manuelle | Créer une liste de contacts | (conseillé) Installer Thunderbird + MailMerge |
Liste de diffusion | Privé | Courrier électronique | Éventuelles archives de la liste | Par contact direct | Inscription manuelle, désinscription par le destinataire | Configurer une liste de diffusion | Souscrire un hébergement incluant un outil de liste de diffusion |
Liste de diffusion avec inscription en ligne | Public | Courrier électronique | Éventuelles archives de la liste | Via l'interface de la liste (ou un formulaire sur votre site web) | Rien à faire (fait par le destinataire) | Configurer une liste de diffusion | Souscrire un hébergement incluant un outil de liste de diffusion |
Syndication via un blog (ou site web) | Public | Flux(1) | Visite du blog | Via un lien sur votre blog | Rien à faire (fait par le destinataire) | Configurer le blog | S'inscrire à un service d'hébergement de blog |
Réseau social libre | Privé | Notification par courriel ou flux(1) | Consultation du flux du réseau social | Inscription au réseau social + contact direct | Inscription manuelle, désinscription par le destinataire | Créer un groupe | S'inscrire à un réseau social libre |
Réseau social libre | Public | Notification par courriel ou flux(1) | Consultation du flux du réseau social | Inscription au réseau social | Rien à faire (fait par le destinataire) | Rien à faire | S'inscrire à un réseau social libre |
Notes :
(1) Le flux (RSS ou Atom) est appelé podcast lorsqu'il s'agit de la diffusion de média. Il est reçu sous forme d'une notification dans un agrégateur de flux. Voir notre tutoriel pour utiliser les flux.
Conclusion
Pour une diffusion publique d'évènements nous recommandons le réseau libre et décentralisé Mobilizon, spécialement conçu à cet effet.
Si vous publiez autre chose que des annonces d'évènements, un blog avec syndication est une solution simple à la fois pour vous et pour vos destinataires. Néanmoins il vous faudra sans doute expliquer à nombre de vos destinataires comment tirer parti de la syndication. Cf. note (1) du tableau récapitulatif.
Si vous ne souhaitez pas mettre en place un blog, la diffusion par mél est une option alternative, mais vous devez avoir un moyen de récupérer les adresses de courriels des futurs destinataires.
Pour une diffusion privée de faible ampleur, des courriels groupés peuvent faire l'affaire. Si vous devez gérer des inscriptions en nombre important ou devant être modifiées souvent, le recours à un outil spécialisé payant (liste de diffusion) se justifie.
L'usage d'un réseau social ou d'une messagerie instantannée, impliquant que les destinataires s'y inscrivent, doit absolument être limité à l'usage des services libres. Ils sont plus intéressant si vous souhaitez ouvrir la discussion plutôt que simplement diffuser de l'information.
Avant de choisir un service en ligne, lisez nos recommandations.